時間管理と集中力で人生の成功者になる方法

5.検証
さて、仕事が終わりました。

しかし、これできれいさっぱり今までのことを忘れていい訳ではありません。

次の仕事が待っています。

今回の仕事の経験を、次の仕事にも活かしましょう。


今回の仕事は予想通りだったか、それとも予想通りではなかったか。
予想通りではなかった場合、どの程度の差異が出たのか。
その原因は何か。

計画に無理はなかったか。ムダな時間はなかったか。

途中で必要な物がないのに気づいて、遅れが出たり人に迷惑を掛けたりしなかったか。
情報は確かだったか。


今回の仕事を別の仕事に応用できないか。
次の仕事に活かせる教訓はないか。
協力してくれた人と別の仕事ができないか。

こういったことをまとめておくと、あなたそのものの価値が上がります。

4.実行

ここから本格的に仕事が始まります。
しかし、ただ淡々とやるのではなく、自分の今現在の到達点の確認、今後の予測、予想や計画とのズレを修正していくといった作業を定期的に行います。


計画に対して遅れはないか、遅れているならその原因は何か。
計画よりも進んでいるのなら、計画にムダがなかったか。

完成するまでの間に状況の変化はないか、ありそうならどういう方向へどのくらいのスピードで変化し、それについていけるのか、常に回りの情報を集めることも大事です。

また、進めている間に予想した完成型と違ってくることもあります。
なぜ違いが出てきたのか、予想が甘かったのか、情報が間違っていたのか、状況が変化したのか、このまま進めていった方がいいのか、予想した完成型に近づくよう修正をかけるのか、それで間に合うのか。といったことを頭に置きながら進めていきます。


あらかじめこれらの作業を日程に入れておくと、気がついたらとんでもない方法に行ってた、なんてことを回避することができます。



次回は「5.検証」です。

3.段取り
段取り八分といって、段取りがよければ仕事の8割は完成した、といっても過言ではありません。


実行するまでは全て段取りだと言えなくもないのですが、この段階では、物資、情報、連絡について考えてみます。


物資とは、仕事で使う道具や人、お金のことです。難しい言葉で言うとリソースですね。

パソコンを使うのにパソコンがなければ話になりません。
一人では無理なことでも二人いればできる、ということはたくさんあります。
また、お金もなければ事業を先へ進めることもできません。

余らせるほど用意しておく必要はありませんが、最低限のものはそろえておくようにしておきましょう。


情報とは仕事を完成させるための裏付けとなるものです。
必要な情報がどこにあるのか、誰が持っているのか、誰にいつ手伝ってもらうのか、いつ手伝いが必要なのか、連絡をとるべき相手の連絡先と連絡方法はなにか。

こういったことは実行に移す前に調べておいた方が早く進みます。


連絡先とは、仕事は一人で始めて一人で完結するものではありません。
何人もの人の手に渡っていくものですので、その間の調整が必要になってきます。

当たり前ですが、電話ですむのであれば電話番号、メールを送るのならメールアドレス。
これらの一覧表を作っておく。連絡の取れ易い時間帯なども分かると待たなくて済みますからこれも一覧表に入れておくとストレスになりません。


つぎは「4.実行」です。

3.段取り
段取り八分といって、段取りがよければ仕事の8割は完成した、といっても過言ではありません。


実行するまでは全て段取りだと言えなくもないのですが、この段階では、物資、情報、連絡について考えてみます。


物資とは、仕事で使う道具や人、お金のことです。難しい言葉で言うとリソースですね。

パソコンを使うのにパソコンがなければ話になりません。
一人では無理なことでも二人いればできる、ということはたくさんあります。
また、お金もなければ事業を先へ進めることもできません。

余らせるほど用意しておく必要はありませんが、最低限のものはそろえておくようにしておきましょう。


情報とは仕事を完成させるための裏付けとなるものです。
必要な情報がどこにあるのか、誰が持っているのか、誰にいつ手伝ってもらうのか、いつ手伝いが必要なのか、連絡をとるべき相手の連絡先と連絡方法はなにか。

こういったことは実行に移す前に調べておいた方が早く進みます。


連絡先とは、仕事は一人で始めて一人で完結するものではありません。
何人もの人の手に渡っていくものですので、その間の調整が必要になってきます。

当たり前ですが、電話ですむのであれば電話番号、メールを送るのならメールアドレス。
これらの一覧表を作っておく。連絡の取れ易い時間帯なども分かると待たなくて済みますからこれも一覧表に入れておくとストレスになりません。


つぎは「4.実行」です。

2.計画
仕事の日程や時間配分を計画します。


今日中に終わらせるのであれば、午前中までにここまで、午後3時までにはここまで終わらせる、などと決めます。


長期の仕事なら、無計画に始めて時間が足りない、などということのないよう何月何日にここまで進める、と決めておく必要があります。

不測の事態に備えて余裕を持たせた計画をたて、実行時は前倒しで行えるようにするのが理想です。


今日1日の日報や報告書を書くときにも計画を立てましょう。

「何時であろうが終わるまでやる」のではなく、「何時までに終わらせる」と決めることが質を高めるポイントです。

残業をしたからといって、いい仕事ができるとは限りません。
むしろ同じ仕事なら短時間で仕上げた方が、能力的には高いという評価を得ることができます。

また、時間があると思うとついついムダなことまでしてしまいがちになるので、ムダを省くためにも時間を決めます。

ムダはいくら集まってもムダです。ムダな物に量から質への転換はないと考えた方がいいでしょう。

そして、相手にとってもムダのない方がメリットがあります。忙しい相手に時間をとらせず、核心を伝えるようにしましょう。


次は「3.段取り」です。

効率良い仕事の進め方：1.予想する

まずはこの仕事の完成を予想します。

表示形式は何か。
ワードプロセッサーを使うのか、表計算を使うのか、プレゼンテーションを使うのか、紙に印刷するのか、プロジェクターを使うのか、誰に見せるのか、見せる必要はなく自分用の資料としてまとめるのか。

最終形態は様々ですので、使う道具もそれにあわせて変えることになります。

次年度以降のことを考えたら数字を入れ替えられる表計算ソフトの方が楽だ、とワープロソフトを使っていたのに途中から表計算ソフトに切り替えていたのでは時間のムダになってしまいます。

取り掛かる前に完成型を予想しておいた方が、結果として早くて質の良い物ができます。


次は「2.計画」です。

効率良い仕事の進め方

私が考える仕事の進め方の手順は以下のとおりです。

1.予想(完成型を予想する)
2.計画(日程や時間配分を決める)
3.段取り(物資、情報、連絡先)
4.実行
5.検証(予想・計画との差異と原因、次回の準備)

また、4.の実行の段階では常に予測とフィードバックが必要です。


毎日のルーチンワークや1日で終わらせる仕事、2日以上かかる仕事で内容に若干変化はありますが、おおむねこの進め方でいいのではないかと思います。


これらのことについて、次回から詳しく見ていきましょう。

上位概念を知る
赤、青、黄色
この言葉の上位概念の一つは「色」です。

丸、三角、四角
この言葉の上位概念の一つは「形」です。


物事の意味を理解するということは、上位概念を知るということになります。


例えばこんな会話があったとします。
熊さん「おい、ここはどうするんだ」
八っつぁん「そこは四角だ」
熊さん「いや、赤にするのか青にするのか黄色にするのかってことを聞いてんだよ」
八っつぁん「そこは黄色だ」

この場合、「色」という上位概念があれば、
熊さん「ここの色は何にするんだ」
八っつぁん「そこは黄色だ」

これだけですみます。


では、どうすれば上位概念を知ることができるのでしょうか。

「黄色」だけでは他の物と分けて考えたり比較することができません。
様々な他の物の中から、比較できる共通点を知ることが、上位概念を知る一つの手がかりになります。


また、共通点を知るということは、違いを認識するということでもあります。

「この点は同じだがこの部分は違う」
違いが分かるから、他の物と区別して認識することができます。


仕事でも勉強でも、上位概念を知ることで、複数の作業に共通する部分は同時に仕上げるとか、似た者同士を比較したり、差異を明確にすることで効率よく成果を上げることができるようになります。

最近図書館へ行っていません。

すべて実費負担ですが、そのかわり書き込みも自由です。


自分への投資だと思えば安いものですけどね。

チャイルド44 下巻
なぜ31歳でアイツが部長になれたのか?―ドラッカー流・自分マネジメント術
考える力がつくフォトリーディング
それでいいのか、サラリーマン!
「突き抜ける!」時間思考術
「見える化」仕事術
コールドリーディング
「心のブレーキ」の外し方
最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術
「1日10分」で脳が生まれ変わる
仕事頭がよくなるアウトプット勉強法
ラクをしないと成果は出ない
脳を活かす生活術
戦略思考のスピード実践術
はじめてのGTD ストレスフリーの整理術


仕事で猛烈にエクセルを使っていますが、マクロが上手に使えないので基礎から勉強しようと思っています。

必要なところだけ読んでいるので、すべての本を読み終えているわけではありません。
これからはじめる エクセル関数&VBAの本
すっきりわかった! エクセルVBA マクロ作成のツボ
Excelマクロ&VBAで業務を3倍スピードアップする技70選
やさしく学ぶExcel VBA

インターネットを使って情報収集をするのに、インタネットエクスプローラは向かないという話をしました。

もうひとつ話をすると、日本ではホームページ、つまりブラウザを立ち上げたときに最初に表示されるページのことですが、これをyahoo!に設定している方が多いのではないかと思います。

これも時間のムダ。


yahoo!は様々なコンテンツがトップページに表示されますので、時間がかかります。

自分にとって必要のないものが表示されるまで待つなんて実にもったいない話です。


私はyahoo!をはじめ、googleやlivedoorやmixi、自分で管理しているサイトやブログがリンクされているページを自分で作って、ブラウザが立ち上がるとそのページが最初に表示されるようにしています。

ここを中心にあちこち見て回ることができるようにしています。


そして、リンク先は全て新しいタブで見れるようにしていますので、複数のページを見たいときでも「戻る」ための作業の手間が省けます。

この方法ですと、マイドキュメントなども表示することができますのでかなり便利ですよ。