2009年04月06日

効率良い仕事の進め方〜プロローグ

効率良い仕事の進め方

私が考える仕事の進め方の手順は以下のとおりです。

1.予想(完成型を予想する)
2.計画(日程や時間配分を決める)
3.段取り(物資、情報、連絡先)
4.実行
5.検証(予想・計画との差異と原因、次回の準備)

また、4.の実行の段階では常に予測とフィードバックが必要です。


毎日のルーチンワークや1日で終わらせる仕事、2日以上かかる仕事で内容に若干変化はありますが、おおむねこの進め方でいいのではないかと思います。


これらのことについて、次回から詳しく見ていきましょう。


ラベル:仕事 効率
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2009年03月17日

アキレスと亀

アキレスと亀
といっても北野武監督の映画ではありません。

ゼノンのパラドックスに出てくる話です。
ウィキペディア参照
このパラドックスでは、アキレスは永遠に亀を追い抜くことはできません。

仕事も100%完成という物はありえません。
書類作成なんかはどの単語を使うかで表現がいくらでも変わりますから、完成など最初からありえないのです。


もしも1日で完成までの60%を仕上げられる仕事があるとして、1日目は全体の60%、2日目は残り40%のうちの60%、つまり全体の24%分進むことになり、合わせて84%。

3日目はさらにその残り16%のうちの60%、つまり9.6%前進し、合わせて93.6%になります。

同じことを繰り返していくと、10日目には全体の99.9895%が仕上ることになるのですが、これでもまだ100%ではありません。


この数字はどこまでいっても何日たっても、永遠に100%にはなりません。


たいていの仕事は8割完成していればそれで十分ですから、どこかで見切りをつけて、次の仕事に取り掛かったほうがより大きな成果を生むことになります。
 
 

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2009年03月16日

時短で生産性は上がる

時間が短くなると、一見生産性は下がるように思えますがはたしてそうでしょうか。

工場など機械で製品を作っているところでは、作りすぎると価値は下がりますが時間が長ければそれだけ多くの製品を作ることはできます。


しかし、知的労働の場面では、勤務時間をアウトプット、それ以外の時間をインプットととらえることができるので、勤務時間が短い方がより質の高い価値を生産できると考えることができます。

なぜかというと、一般的により多くの引き出しを持っていたほうが、発想が豊かになりますので、質の高いアウトプットができるといえるからです。

さらに時間が短いと“締め切り”による効果も加わりますので、成果も上がります。


自分の仕事の内容、つまりどのような価値を生産するのか、生産しなければならないか、が分かっていれば、1日の労働量も分かってくるはずです。

1日分の価値を生産した時点で勤務を終え、より高い質の価値を創造するためのインプットの時間に当てた方がより良い仕事ができるということです。
 
 
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2009年03月15日

締め切りを作る

レンタルでビデオやDVD,CDを借りたとき、返却日が決まっていなくても、はたしてちゃんと見るでしょうか。

あれって返却日が決まっているからみんな見るのではないか、と思うことがあります。
返却日が決まっていなければ、すぐに見たいビデオだって、そのうちそのうちと思っていつまでも見ないかもしれません。

受験も同じ。期日が決まっているからみんながんばって勉強するんです。


日常でも同じことが言えます。
何か成果を出そうと思ったら締め切りを作り、自らを追い込まなければなりません。


締め切りを作り、期日までのどの時点でどの段階まで進むのか、予定を設定します。
予定はできれば前倒しでやった方がいい。

前倒しできると、余った時間は見直しや修正に使うことができますから。


人間って追い詰められると、とんでもない力を発揮することがあります。
これは、締め切りで自分を追い込むことで、潜在意識が思いもよらない力を発揮できるようになるからなんですね。

締め切りを作ると成果を上げられますが、だらだらやるとたいした結果は出せません。


「そのうちやる」と「永遠にやらない」とは、ほとんど同じ意味ですよ。



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2009年01月16日

テレビは時間のムダ

今までにも何回か書きましたが、テレビを見るのは本当に時間のムダ。

テレビって言うのは放送される時間が決まっていますから、もし見たい番組があってもテレビ局の都合でその時間を拘束されるわけです。

ビデオに撮っておいて後で見るにしても、放送されるまでは見れないわけですから、やはり時間を拘束されることに変わりはありません。


ではテレビ局はどうやって放送する時間を決めているのかというと、それはスポンサーの都合なんですね。

つまり、民放の番組を見るということは、スポンサーの都合で時間を拘束されるということになります。


ニュース番組でも、スポンサー企業の不祥事なんかは多少手心が加えられることもあるでしょう。
それでは正確、平等、公正な報道とはいえません。


人気があるからといってドラマを見る人がいますが、それよりは原作の小説や、シナリオを読んだほうがいいと思います。

なぜかというと、小説やシナリオは原則文字だけですから、場面や情景、心情は想像するしかありません。
ここでアイデアを出すには絶対不可欠な想像力が刺激されます。


テレビ局もテレビなんていうものを、視聴者が真剣に見ているなんて考えていませんから、つけっぱなしで音だけ聞いててもある程度分かるように作っていますし、テロップもふんだんです。
音だけ聞いても分からない人のために、文字まで付けてくれているのですから、ますます頭を使わなくなります。

その果ては、自分の頭を使わないで人の言ったことを無批判に信じ込んでしまう、何でも人の言いなりになる、自分で物事の決定ができない、という人間になってしまいます。


これは極端な説かもしれませんが、テレビの視聴時間の長さと思考力の低下は比例関係があるのではないでしょうか。


自分で物事の決定ができない人が、他の人より上位に立つことは不可能、お金持ちになんかなれっこありませんよ。
 
 
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2008年10月25日

朝の時間の活用

多くの成功者が、早起きして朝の時間を活用しようと言っている。
4時に起きれば成功する、毎朝30分これこれをする、などという成功本から、なかには2時起きなんていう早起きでもなんでもない、夜中起きまで勧める人もいる。

わたしの場合、朝は5〜6時のあいだに起きるようにしている。

ゆっくりと過ごした後、出勤の30分〜1時間前に本を読むことが多いのだが、出勤時間は決まっているので、それまでにこれ1冊読んでしまおうとか、半分まで読んでから出勤しようと目標を定めると、時間がたっぷりある時よりも早く読むことができる。

時間が限られているということは、締め切りがあるのと同じだ。
時間内にやることを決めると、少々多めのことまで達成できる。
本を読んだ後は達成感を感じるし、モチベーションも上がる。

最近読んだ本

仕事のできる人は効率がいいから仕事が速い、というイメージがあるが、できる人というのは案外非効率的な手法を取っていたり、無駄な行動が多かったりする。
ではなぜ、一見無駄で非効率的な仕事をする人の方が成績がよかったりするのだろうか。
著者自身の出版社勤務時代の経験もからめて、無駄なことをするメリットを説く。

せっかく作った書類が、「代案を迫られて最初からやり直し」などということがあると、書類作成に使った時間はまったく無駄になってしまう。
しかし、「急がば回れ」という言葉があるが、「無駄かもしれないけれど、一応やっておこう」といった余分な作業が代案として採用されることもある。余分に時間をかけた方が時間を節約できたわけだ。

無駄に思えるようなことも、全てはその人の経験として記憶に蓄積される。人間にとって
無駄な経験というものはない。
ただ、経験をいかに活用するか、そこにできる人とできない人との違いがあるのではないか。

効率を無視したような、よけいな時間がかかる方法でも、それは時間を投資すること。投資したものは将来大きなリターンとして返ってくる。
ラベル:時間管理 早起き
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2008年10月02日

節約、集中、レバレッジ

なんのために時間管理をするのか。

それは人それぞれかもしれない。
100人いれば100通りの理由があるだろう。

空いた時間を家族と過ごすために使いたい、自分自身のスキルアップのために勉強したい、趣味に打ち込みたい、等など。

時間管理とは節約、集中、レバレッジだ。
節約とは、無駄な時間を浪費しない。ちょっとした空き時間を活用する。

集中とは、だらだらやらずに一気に仕上げる。複数の仕事を同時にこなしていく。

レバレッジとは、最短の時間で最大の効果をあげるための工夫をすることだ。

仕事の目的がはっきりしないと、時間を無駄に過ごしてしまいかねない。

目的を達成するために、必要なこととそうでないことを明確に分け、いま必要なことに専念しよう。


最近読んだ本
上に立つ人の24時間管理術 野村正樹

会社で一番忙しいのはビジネス・リーダーだ。

個人の時間と周囲の時間。このふたつをうまくコントロールしなければならない。

部下への気くばりや指示の仕方、仕事の流れを変えることで効率よく仕事をこなすことができ、あなたは信頼される上司になることができる。

信頼される上司であれば、部下がついていきたいと思う上司であれば、組織の生産性も上がり、会社にとってより大きな貢献を果たすことができる。
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2008年10月01日

テレビについて2

テレビをやめろといっても、職場や取引先でテレビの話題になるのでそんなことは無理だ、と思われる方もいるかもしれない。

そんなときは、テレビの話題が出たら
「そうなんですか?いやー知らなかったなー。失敗した。見ればよかった」
などと少々大げさに悔やんでみるのはいかがか。

相手に対して、情報量で有利な立場にいるという優越感を持たせることによって、あなたのペースに巻き込んでしまえばいい。
ラベル:時間管理
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2008年09月30日

テレビについて1

時間間理について書かれた本の中で、どの著者にも共通する主張は、テレビを見る時間を削れ、というものだ。

毎週ドラマを見ないと気が済まない、という方も大勢いるとは思うが、今見たところで、子供のころに見たテレビマンガについて語るのと同じように、何十年後かに昔をなつかしんで思い出話に出てくる程度ではないだろうか。

ゲームもテレビと同じ。
どんなに面白いゲームであっても、それは製作者の意図の範囲の中で遊んでいるだけにすぎない。

孫悟空がお釈迦様の手のひらの上で暴れていたのと同じ事だ。

ゲームを楽しむのであったら、どうせなら作る側にまわるべきではないだろうか。

テレビやゲームを楽しむのはリフレッシュに必要なことかもしれない。

しかしそれよりも今、あなたに必要なことはなんだろうか。
未来の自分自身へ投資することの方が重要ではないだろうか。

最近読んだ本
天才になる瞬間―自分の中の未知能力をスパークさせる方法 齊藤孝
「『天才になる瞬間』とは、自分の才能をガシッとわしずかみにした感覚が生まれるときのことだ。」

普通の人だった野球選手のイチローが、なぜ天才になったのか。
その答えを導くキーワードが「ブレークスルー」だ。

人生を突き抜ける瞬間を体験することによって、天才の領域に達する。

天才になるために本当に必要なのは、情報より編集能力。情報を再編集し、自分だけのスタイルにできる力をもつ人が天才なのだ。

きみにはムリだと言われる、不快な刺激を受けたときが自分の能力を開花させるチャンスだ。
ラベル:時間管理
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2008年09月29日

他人の経験を利用する2

他人の経験を自分の物にするためには、ただ読むだけでは不十分だ。
著者が経験したことを、自分が経験したことのように身に染み込ませなければならない。

しかし、本1冊を丸ごと何回も読み返していたのでは、かえって時間の無駄だ。

その本の中で、自分が気になったこと、フレーズ、思考法、技術、それらをメモに書き、ちょっとした空き時間にながめてみる。

繰り返しているうちに、メモに書かれた内容を無意識に行動に移していることだろう。


参考図書
レバレッジ・リーディング 本田直之
著者の本田直之氏は1冊読むのにかける時間は1時間程度だという。しかも読むのは朝の風呂の中。
毎日入る風呂と読書を掛け合わせれば、必ず本を読む習慣がつくからだと言う。
1時間だからじっくりとは読まない。
読む目的を明確にすることで自分にとって不必要な情報を頭に入れない。必要な情報だけだから、記憶にも残りやすい。
1冊の本の中で自分に必要な情報は16%。200ページの本なら32ページ分しかない。
自分にとって必要な情報がどこにあるのか、それを探しだしやすくするために、最初に目的をはっきりさせるのだ。
ただし、読んで終わり、ではない。読んだ内容を自分の物にするためにも読後のフォローが大事だ。

ラベル:時間管理
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他人の経験を利用する

誰でも1度経験したことは、次に同じ事をやるときには1回目よりも短い時間でできるようになる。

同じ作業を短い時間でできるのなら、余った時間を他の事、仕事や自分のために使うことができるようになるではないか。

それなら、自分が経験しなくても、他人の経験を利用する、他人の経験を自分の物にすれば、1回目から時間を短くすることができるのではないだろうか。

では他人の経験をどうやって自分の物にするのか。

いちばんてっとり早く簡単にできるのは読書。
中にはそのみち何十年という経験のなかで培われてきた知識が、たったの2時間程度で手に入る。

しかも費用はせいぜい1,500円〜2,000円程度。

直接会いに行って話を聞くことが難しいような相手でも、本を読めばその著者の経験や考え方を吸収することができる。


参考図書
レバレッジ・リーディング 本田直之

読書は自分への投資である。
しかも最も確実で、最もリスクの低い投資だ。
投資に失敗したとしても、そのリスクはせいぜい1,500円程度。
しかし、リターンは何十倍、何百倍にもなって返ってくる。

リターンが100倍なら、1,500円の本は15万円にもなる。
だから読書、とりわけ多読を勧める。

多読によって、特定の著者の偏った知識に凝り固まることなく、しかも最新の情報を手に入れることができるのだ。
ラベル:時間管理
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2008年09月12日

無駄を省く…その3

あなたの大事な時間を蝕む行為、同僚との無駄なおしゃべりについて考えてみたい。

もちろんおしゃべりが全て無駄だ、などというつもりはない。
情報交換や気分転換、アイデアの交流におしゃべりは大いに活用すべきだ。


問題なのは、実の無いおしゃべり、何の成果も残さないおしゃべりだ。

その中でも特にテレビの話題。

「昨日のドラマ見た?」
などという内容の会話。
主人公の行動にひとこと言いたい、今後の展開はどうなるのか?

何十年かたって昔を懐かしむにはいいかもしれないが、何十年後のために大事な今この瞬間を費やすほどの価値があるのかを考えてもらいたい。


テレビは情報収集のためには役に立つ面もあるのだが、時事ニュースであっても、飽くまで他人のフィルターを通したもの、つまり製作者の世界観を反映したものだ、という事を忘れてはならない。


同じ時間を費やすのならビジネス書の一冊でも買って読むほうが何百倍もの価値がある。

もちろん書籍だって著者の世界観を表したものだが、著者の思考の流れを追いながら読むことで、著者が何年もかけて経験したことのエッセンスがほんの1〜2時間で追体験できるのだ。

しかもスポンサー企業の情報操作や宣伝抜きで。


あなたの同僚の中でビジネス書を読んでいる人がいったいどれくらいいるだろうか。
週に1冊、月に1冊読むだけで1年後には大きな差をつけられることは確実だ。

参考文献
加速成功―願望を短期間で達成する魔術
ラベル:時間管理
posted by ナマラ・ラマ at 23:23| Comment(0) | TrackBack(0) | 時間管理 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

無駄を省く…その2

必要なものを探す時間、
空いた時間に「さて何をしようか」と考える時間、
同僚とのおしゃべり・・・

あなたが無為に過ごしている間にも、ライバル達は経験を積み、着実に成果を上げているかもしれない。


一仕事終えてホッと一息、「さて次は何をしようか?」

この、
  何をしようか?
と考えている時間、あなたは1日に何回くらいありますか。

いいえ、毎日忙しくて常に全力疾走している、という人はここから先は読まなくて結構。
そうでない人は参考までに一読あれ。


鉄鋼王、USスチールのチャールズ・シュワブに「能率を50%上げる方法」を提案した男がいた。
彼の名はアイビー・リー。経営コンサルタントだ。

彼の提案は、
1.毎日終礼の時間、従業員に明日やらなければならないことを6つ書き出させ、6段階の重要度を付けさせる。
2.翌日の朝礼でリストを確認し順番どおりに仕事を片付けさせる。
3.その日の終礼で、やり残したことも含めてまた6つの明日やらなければならないことを書き出させる、というものだ。

このシンプルな方法で実際に生産効率が上がり、アイビー・リーは2万5000ドルの報酬を受け取ったというのだ。


現代は当時と比べるとはるかに変化が激しいので、前日の重要度が今日も同じ、という事はありえないかもしれないが、毎朝、前日付けた重要度を見直し、それから仕事に取り掛かれば、
「さて、今日は何からはじめようかな」
などと時間を無駄にしなくてすむかもしれない。

参考文献
TIME HACKS!


ラベル:時間管理
posted by ナマラ・ラマ at 22:49| Comment(0) | TrackBack(0) | 時間管理 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

無駄を省く…その1

時間管理でまず思いつくのは無駄な時間を省く、ということだろう。

必要なものを探す時間、空いた時間に「さて何をしようか」と考える時間、同僚とのおしゃべり・・・


あなたの机の周りはきれいに整理されているだろうか?
手の届く範囲、目に見えるところに全てのものがないと仕事が手につかない、などと言うのはただの言い訳に過ぎない。


よくパソコンのハードディスクは本棚、メモリは作業机と例えられるが、メモリが大きいほど作業が早く、複数の作業も同時に行えるので、一般的にはメモリ容量の大きいパソコンのほうが高性能といわれる。


仕事で使う机もそれと同じ。邪魔なものが無くて広々としていたほうが集中できるし、間違いも起こりにくいのだ。

ハードディスクを時々デフラグしてファイルへのアクセス時間を短くするのと同じように、机の引き出しや書棚を整理しておくことは、無駄な時間を省く第一歩だと言える。

参考文献
仕事の8割は人に任せなさい!
超「高速」整理術
TIME HACKS!

ラベル:時間管理
posted by ナマラ・ラマ at 21:00| Comment(0) | TrackBack(0) | 時間管理 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

何のための時間管理か…その2

自己実現を成し遂げたい、という目標があってこそ、時間管理をしようという意識が芽生えてくる。

逆に言えば時間管理をしたいと思っても、「何のために」という目標が無ければ、言葉だけで行動が伴わない、という事態にもなりかねない。

あなたの目的は何だろうか?
極端に言えば人生の目標
身近な例で言えば、毎日あと1時間自由に使える時間があるとしたら、あなたは真っ先に何をするのか?

それを達成するにはどんな行動を起こせばいいのか?

参考文献
改訂版 プロのメモ術・ノート術―使えるアイデアを生み出すテクニック
超「高速」整理術―10倍速く仕事をこなす魔法の習慣
仕事の8割は人に任せなさい!
情報は1冊のノートにまとめなさい


ラベル:時間管理
posted by ナマラ・ラマ at 20:50| Comment(0) | TrackBack(0) | 時間管理 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

何のための時間管理か…その1

時間管理は何のためにするのだろうか?

わたしは時間管理とは、物事を効率的に行うことによって、今までよりも短時間で成果を上げたり目標を達成したりすることだと考える。

短時間でことが終了してしまえば、残った時間はあなたのものだ。
あなたの自由に使って良いことになる。

それでは、その自由になった時間にあなたは何をするだろうか。


ある人は更なるスキルアップを図り、昇進や昇給のために資格取得の勉強をするだろうし、またある人は副業を始めて新たな収入を得るかもしれない。
趣味に打ちこんでその筋のエキスパートになろうとする人もいるかもしれないし、家族の幸せのために時間を使いたい、と考える人もいるだろう。


しかし、仕事の時間を自分自身で管理し、自由に使える時間が増えたとしても、その時間を何に使いたいのかはっきりしないままでは、たとえ仕事時間が短縮されたとしても無為に過ごす時間が増えただけ、ということになりかねない。

先に揚げた例は、どれをとっても自分が成し遂げたいモノや事、つまり自己実現と言ってもいいかもしれない。
ラベル:時間管理
posted by ナマラ・ラマ at 20:48| Comment(0) | TrackBack(0) | 時間管理 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

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